RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
La rendicontazione delle spese di un progetto cofinanziato dall’UE è una attività che serve a dimostrare che le somme ricevute sono state effettivamente spese per realizzare il progetto in conformità a quanto previsto nel bando, ma anche in conformità alla normativa di riferimento, secondo un principio di sana gestione finanziaria.
L’attività ha un taglio tecnico-finanziario così spiccato che la rende patrimonio, quasi esclusivo, del commercialista che infatti, a seconda delle dimensioni del progetto, la svolge da solo o in team con altri suoi colleghi.
Il principio di sana gestione finanziaria è meglio specificato dall’art. 30 del Regolamento 966/2012 (c.d. Regolamento finanziario dell’UE), che richiama i principi di economia, efficienza ed efficacia, fornendone le seguenti definizioni:
– principio dell’economia: “le risorse impiegate dall’istituzione nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore”;
– principio di efficienza: “deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti”;
– principio di efficacia: “gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi”.
In questo contesto è compito dell’Autorità di Gestione fornire ai Beneficiari un documento che contenga le istruzioni necessarie per l’attuazione dell’operazione, in particolare:
– le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione;
– i requisiti specifici relativi a prodotti e servizi da fornire nell’ambito dell’operazione;
– il piano finanziario;
– il termine per l’esecuzione.
La rendicontazione riguarda quindi quelle spese che, secondo le disposizioni contenute nel bando, sono state classificate come ammissibili al sostegno finanziario dell’UE e che per tale motivo sono definite “costi ammissibili”.
Chiaramente la tipologia dei costi ammissibili differisce a seconda della natura di progetto europeo.
L’elenco dei costi ammissibili è sempre contenuto all’interno dei bandi e talvolta oltre al semplice richiamo è anche contenuto un limite percentuale per alcune tipologie di spese.
Il volume delle spese non ammissibili, ma anche di quelle solo parzialmente ammissibili, determina importanti conseguenze sul budget di progetto; in particolare esse vanno ad appesantire la quota delle “risorse proprie” del Beneficiario ovvero quelle somme che non sono rimborsabili dall’Autorità di Gestione e che pertanto debbono essere garantite dal Beneficiario.
È importante chiarire che tutte le tipologie di progetti contengono sempre spese non ammissibili ovvero non computabili ai fini del sostegno della Ue.
In particolare, i costi non ammissibili sono richiamati dall’art. 64 del Regolamento (UE) 1060/2021 che li definisce nella seguente maniera:
– gli interessi passivi, ad eccezione di quelli relativi a sovvenzioni concesse sotto forma di abbuono di interessi o di commissioni di garanzia;
– l’acquisto di terreni per un importo superiore al 10% delle spese totali ammissibili dell’operazione interessata; per i siti in stato di degrado e per quelli precedentemente adibiti a uso industriale che comprendono edifici, tale limite è aumentato al 15%; per gli strumenti finanziari le percentuali indicate si applicano al contributo del programma versato al destinatario finale o, nel caso delle garanzie, all’importo del prestito sottostante;
– l’Imposta sul valore aggiunto salvo:
– per le operazioni il cui costo totale è inferiore a 5.000.000 euro (IVA inclusa);
– per le operazioni il cui costo totale è pari ad almeno 5.000.000 euro (IVA inclusa) nei casi in cui non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA;
– gli investimenti realizzati dai destinatari finali nel contesto degli strumenti finanziari; se tali investimenti sono sostenuti da strumenti finanziari combinati con un sostegno del programma sotto forma di sovvenzioni, l’IVA non è ammissibile per la parte del costo dell’investimento corrispondente al sostegno del programma sotto forma di sovvenzioni, a meno che l’IVA per il costo dell’investimento non sia recuperabile a norma della legislazione nazionale sull’IVA o se la parte del costo dell’investimento corrispondente al sostegno del programma sotto forma di sovvenzioni è inferiore a 5.000.000 euro (IVA inclusa);
per i fondi per piccoli progetti e per gli investimenti effettuati dai destinatari finali nel contesto di fondi per piccoli progetti a titolo di Interreg.
Va segnalata la deroga prevista per le operazioni dedicate all’ambiente per le quali non si applica il vincolo percentuale fissato dalla lett. b) del comma 1 dell’art. 64 citato, per le somme dedicate all’acquisto di terreni.
COSTI AMMISSIBILI: REQUISITI GENERALI
Per essere ritenute ammissibili al cofinanziamento, le spese oltre ad essere della tipologia prevista dal singolo bando, devono soddisfare dei requisiti di carattere generale ovvero devono essere:
– effettivamente sostenute dal Beneficiario, ovvero sostenute per interventi, lavori, prodotti o servizi effettivamente forniti per l’operazione (salvo alcune specificità, più oltre descritte);
– pertinenti e imputabili all’attuazione della specifica operazione cui il Beneficiario partecipa, selezionata dall’Autorità designata per la Gestione del programma comunitario, nonché alle specifiche attività concordate nell’accordo tra tutti i Beneficiari; quindi, previste dall’operazione stessa ed espressamente indicate nel relativo piano finanziario e approvate dalla medesima Autorità di Gestione. Pertanto, eventuali variazioni del piano finanziario dovranno anch’esse essere approvate, secondo le modalità previste da ciascun Programma;
– riferibili temporalmente all’operazione approvata, ovvero sostenute entro le date di avvio e conclusione dell’operazione, quali definite nella relativa convenzione con l’Autorità di Gestione (o atto equivalente), salvo eventuali proroghe approvate dall’Autorità di Gestione stessa;
– sostenute nel periodo di ammissibilità del Programma (compreso tra il 1° gennaio 2021 e il 31 dicembre 2029);
– comprovabili e giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente. La necessità di fatture o documenti contabili a prova della spesa non è applicabile nel caso di contributi in natura e per le cosiddette opzioni semplificate in materia di costi ovvero:
– tabelle standard di costi unitari;
– somme forfettarie;
– finanziamenti a tasso forfettario, calcolati applicando una determinata percentuale a una più categorie di costo definite;
– finanziamenti non collegati ai costi;
– legittime, ovvero conformi alla disciplina dell’UE, specifica per il Programma nazionale e regionale, nonché conformi a quanto disposto dal documento sulle condizioni di sostegno alla relativa operazione fornito dalla relativa Autorità di Gestione;
– non finanziate da altro Fondo o Strumento dell’UE o dallo stesso Fondo nell’ambito di uno stesso Programma (c.d. “divieto di cumulo”);
– tracciabili e verificabili, attraverso una corretta e completa tenuta della documentazione;
– correttamente contabilizzate, in conformità alle disposizioni di legge e ai principi contabili e, se del – caso, sulla base delle specifiche disposizioni dell’Autorità di Gestione. I Beneficiari devono, infatti, istituire un sistema di contabilità separata per l’operazione, o una codificazione contabile adeguata, che garantiscano una chiara identificazione della spesa relativa all’operazione rispetto alle spese (e alle entrate) del Beneficiario per altre attività.
AUDIT DEI FONDI EUROPEI
L’Autorità di Audit è un organismo responsabile dell’esecuzione di audit dei sistemi, delle operazioni e dei conti, al fine di fornire alla CE una garanzia indipendente del corretto funzionamento dei sistemi di gestione e controllo, nonché della legalità e regolarità delle spese incluse nei conti presentati alla CE.
Anche in questa attività, la figura del commercialista è avvantaggiata rispetto alle figure di altri professionisti, grazie alla natura delle proprie competenze.
L’Autorità di Audit effettua particolari verifiche denominate “controlli di livello II”, svolte conformemente agli standard internazionali di revisione.
I principali standard di riferimento per le attività legate all’audit dei fondi europei sono:
– IIA – Istituto degli Auditor Interni;
– IFAC – Federazione Internazionale dei Commercialisti;
– INTOSAI – Organizzazione Internazionale delle Istituzioni Superiori di Revisione dei Conti.
L’Autorità di Audit opera utilizzando una serie di check list e verbali, ma deve anche predisporre alcuni documenti da presentare alla CE:
– un parere annuale basato su tutte le attività di audit svolte, che copra ciascuno dei seguenti aspetti:
- completezza, veridicità e accuratezza dei conti;
- legalità e regolarità delle spese incluse nei conti presentati alla CE;
- corretto funzionamento del sistema di gestione e controllo;
- una relazione annuale di controllo che corrobora il parere annuale e presenta un riepilogo delle conclusioni, compresa un’analisi della natura e dell’entità degli errori e delle debolezze riscontrati nei sistemi, delle azioni correttive proposte e implementate, nonché del tasso di errore complessivo risultante e del tasso di errore residuo risultante per le spese registrate nei conti presentati alla CE.
AUDIT DELLE OPERAZIONI
Gli audit delle operazioni riguardano la revisione delle transazioni, ovvero delle spese dichiarate alla CE durante un periodo contabile (dal 1° luglio al 30 giugno dell’anno successivo) sulla base di un campione rappresentativo, la cui definizione si basa su metodi di campionamento statistico.
Il Regolamento sulle Disposizioni Comuni (1060/2021) stabilisce anche le regole per la determinazione del campione in base alla dimensione della popolazione delle transazioni o al numero di transazioni nei database.
Se una popolazione è costituita da meno di 300 unità campionarie, come spesso accade nei primi mesi di programmazione quando la spesa certificata è ancora modesta, l’Autorità può utilizzare un metodo di campionamento non statistico a discrezione professionale. In tali casi, la dimensione del campione deve essere sufficiente per consentire di formulare un parere di revisione valido.
Il metodo di campionamento non statistico deve coprire almeno il 10% delle unità campionarie casuali della popolazione del periodo contabile.
Il campione statistico può riguardare uno o più programmi che ricevono supporto dal Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR), dal Fondo Sociale Europeo+ (FSE+), dal Fondo di Coesione e dal Fondo di Transizione Giustizia Sociale (JTF) e, se del caso, uno o più periodi di programmazione a discrezione professionale dell’Autorità. Gli audit delle operazioni includono anche verifiche sul posto dell’attuazione fisica dell’operazione solo se il tipo di operazione lo richiede.
AUDIT UNICO
L’audit unico è una delle misure di semplificazione più forti introdotte nella nuova programmazione e mira a ridurre al minimo i costi dei controlli e delle revisioni di gestione e l’onere amministrativo per i beneficiari.
In condizioni normali, la CE e le Autorità di Audit devono utilizzare in via prioritaria tutte le informazioni e i dati presenti nei registri, compresi i risultati delle revisioni di gestione precedenti, e richiedere eventuali documenti e dati di revisione aggiuntivi dai beneficiari interessati solo se, a loro giudizio professionale, ciò è necessario per supportare conclusioni di revisione solide.
Per i programmi per i quali la CE dichiara che l’opinione dell’Autorità è affidabile, le revisioni della CE saranno limitate a verificare le prestazioni dell’Autorità.
Nel caso di operazioni per le quali la spesa totale ammissibile non supera:
– 400.000 euro per il FESR o il Fondo di Coesione;
– 350.000 euro per il JTF;
– 300.000 euro per il FSE+;
– 200.000 euro per il FEAOG, l’AMIF, il FSI o il BMVI, la CE o l’Autorità di Revisione non effettueranno più di un audit, in ogni caso prima della presentazione dei conti per l’anno contabile in cui viene completata l’operazione.
Al fine di salvaguardare il bilancio dell’UE, il Regolamento sulle Disposizioni Comuni prevede una deroga alla regola generale sopra indicata, poiché la semplificazione amministrativa dell’audit unico non si applica nelle seguenti situazioni:
– quando sussiste un rischio specifico di irregolarità o sospetto di frode;
– quando è necessario ripetere il lavoro dell’Autorità di Revisione al fine di ottenere garanzie sul suo corretto funzionamento;
– quando ci sono indicazioni di gravi carenze nel lavoro dell’autorità di revisione.
RICERCA BANDI E GESTIONE DEI FINANZIAMENTI
Va doverosamente ricordato che, sebbene i bandi del PNRR siano tutti pubblicati per legge sul sito www.italiadomani.gov.it, la ricerca e soprattutto la corretta lettura dei bandi costituisce, storicamente, uno scoglio per l’accesso alle risorse.
In tale situazione la capacità di leggere e comprendere anche gli aspetti finanziari più tecnici del bando che è tipica della figura del commercialista, diventa preziosa in tutti i settori di azione del PNRR.
Un altro aspetto molto delicato nell’attuazione del Piano è rappresentato dalla corretta gestione dei fondi europei.
Unitamente alla concessione del finanziamento ogni Beneficiario deve firmare una sorta di documento contrattuale con il quale si impegna a rispettare una serie di regole e procedure. Il mancato rispetto delle medesime, sia pure in forma parziale, determina l’applicazione di misure molto severe che consistono in richiami, rettifiche finanziarie parziali e, in casi molto gravi, nella revoca dell’intero finanziamento.
Per tale motivo il commercialista assume una rilevanza strategica per le imprese e, in generale, i soggetti privati che intendono attingere alle risorse del PNRR, ma anche (come consulente) per le stesse Pubbliche Amministrazioni.
Come è noto, per ogni forma di investimento è sempre necessario redigere un documento che ne definisca la sostenibilità finanziaria – in termini tecnici un BUSINESS PLAN – che solo un commercialista può scrivere con adeguata professionalità.
Una sana gestione dei fondi prevede anche la capacità di redigere in modo corretto i documenti amministrativi necessari per la richiesta dei finanziamenti, e nella gestione dei flussi di cassa.
Oltre alla gestione dei fondi europei, il commercialista può svolgere un ruolo chiave nell’elaborazione di strategie per la ripresa delle imprese.
In particolare, il commercialista può aiutare le aziende a identificare le aree di intervento prioritarie, a definire gli obiettivi di lungo termine e ad elaborare un piano d’azione concreto e sostenere la nuova visione dell’azienda con le varie opportunità di finanziamento offerte dal PNRR, ma può anche supportare le aziende nell’identificazione di nuove opportunità di business, come ad esempio lo sviluppo di nuovi prodotti o servizi, fungendo così da facilitatore dell’innovazione.
